Betriebliches Eingliederungsmanagement:

Typische Fehler vermeiden – was Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten müssen

Ein Urteil mit Signalwirkung

Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg hat Anfang 2025 entschieden, dass Arbeitgeber:innen für Fehler im betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) haften – selbst dann, wenn die Durchführung einem externen Dienstleister übertragen wurde (Az. 15 Sa 22/24). Damit ist klargestellt: Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung bleibt immer im Unternehmen. Die zentrale Frage lautet:

Wie lassen sich BEM-Prozesse so gestalten, dass sie rechtlich sicher sind und zugleich von Beschäftigten akzeptiert und verstanden werden?

Rechtlicher Rahmen

•  § 167 Abs. 2 SGB IX schreibt eine BEM-Angebotspflicht vor, sobald Arbeitsunfähigkeitszeiten von mehr als sechs Wochen innerhalb von zwölf Monaten vorliegen. Das Verfahren muss initiiert werden – die Verantwortung bleibt damit beim Unternehmen. Fehler im Prozess können dazu führen, dass Kündigungen rechtlich unwirksam sind.

Typische Fehler im BEM-Prozess

• Fehlerhafte oder unvollständige Datenschutzinformation

Beschäftigte müssen transparent darüber informiert werden, welche Gesundheitsdaten erhoben und verarbeitet werden, wer Zugang hat und zu welchem Zweck dies erfolgt. Unvollständige oder fehlende Aufklärung verletzt die Datenschutzpflicht.

• Vermischung von Informationsgespräch und BEM-Verfahren

Das erste Gespräch dient ausschließlich der Information über Ziele, Inhalte und Ablauf. Wenn dort bereits Gesundheitsdaten erhoben oder Maßnahmen besprochen werden, fehlt die klare Abgrenzung zum weiteren Verfahren.

• Unklare oder widersprüchliche Dokumentation

Protokolle müssen klar und nachvollziehbar sein. Unklare Formulierungen – etwa bezüglich des Verfahrensstarts oder der Zustimmung – bergen erhebliche Risiken im Streitfall.

• Fehlende Beteiligung relevanter Akteur:innen

Die Einbindung von Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung ist rechtlich vorgesehen. Wird sie unterlassen, leidet sowohl Legalität als auch Akzeptanz des Verfahrens.

Gesundheitskultur im BEM

Untersuchungen legen nahe, dass eine wertschätzende Gesundheitskultur wesentlich zum Gelingen des BEM beiträgt. Dabei wurden Faktoren wie wahrgenommene Unterstützung, organisationales Klima und Beteiligung der Akteur:innen analysiert – insbesondere bei psychisch beeinträchtigten Beschäftigten (WiPsy 3/2023). Diese Erkenntnisse verdeutlichen: Ein korrekt durchgeführtes Verfahren allein reicht nicht aus, auch die Unternehmenskultur muss mitgetragen werden, um Wirksamkeit und Akzeptanz zu sichern.

Folgen für Arbeitgeber:innen

Fehler im betrieblichen Eingliederungsmanagement haben weitreichende Konsequenzen, die sich sowohl rechtlich als auch organisatorisch bemerkbar machen. Besonders gravierend ist, dass eine Kündigung unwirksam sein kann, wenn das BEM nicht korrekt durchgeführt wurde oder Verfahrensfehler nachweisbar sind. In solchen Fällen entscheiden Gerichte regelmäßig zugunsten der Beschäftigten, was für Unternehmen erhebliche finanzielle Belastungen mit sich bringt. Neben den Prozesskosten entstehen durch die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses oft weitere Lohnfortzahlungen oder Anpassungsmaßnahmen, die bei einem sauberen Verfahren hätten vermieden werden können.

Darüber hinaus schwächen BEM-Fehler die Position des Unternehmens im Umgang mit dem Betriebsrat oder der Schwerbehindertenvertretung. Wird der Eindruck erweckt, dass die Beteiligungsrechte nicht beachtet oder dass Transparenz und Fairness nicht gewährleistet wurden, leidet die Vertrauensbasis zwischen Arbeitgeber:in und den betrieblichen Interessenvertretungen. Das kann nicht nur den konkreten Fall belasten, sondern auch langfristig die Zusammenarbeit erschweren. Gleichzeitig verlieren auch die betroffenen Beschäftigten das Vertrauen in die Ernsthaftigkeit des Verfahrens. Anstatt das BEM als Chance für Wiedereingliederung und Prävention wahrzunehmen, wird es als formale Pflichtübung verstanden, die nicht zum Wohl der Mitarbeitenden gedacht ist.

Hinzu kommt ein Reputationsrisiko. Öffentlich bekannt gewordene Verfahren, bei denen das BEM fehlerhaft durchgeführt wurde, können das Arbeitgeberimage beschädigen – insbesondere in Branchen, die auf qualifizierte Fachkräfte angewiesen sind. Ein solches Signal wirkt nicht nur nach außen, sondern beeinflusst auch die Stimmung im Betrieb: Kolleg:innen beobachten genau, wie mit erkrankten Beschäftigten umgegangen wird. Werden Verfahrensfehler sichtbar, kann dies die Motivation senken und zu einer Verschlechterung des Arbeitsklimas beitragen. Insgesamt zeigt sich: Fehler im BEM sind keine Formalien, sondern können zu einer Verkettung von rechtlichen, wirtschaftlichen und kulturellen Problemen führen, die die Organisation erheblich belasten.

Zusammenfassung

Das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein strategisches Instrument, um Arbeitsfähigkeit zu sichern und Krankheitsrückfälle zu vermeiden. Damit BEM wirksam und rechtssicher umgesetzt werden kann, braucht es klare Strukturen, geschulte Verantwortliche und eine transparente Kommunikation. Hier unterstützt die bao GmbH Unternehmen mit einem umfassenden Leistungsangebot.

Ein zentraler Baustein ist die Gestaltung von Betriebsvereinbarungen, die die rechtlichen Rahmenbedingungen festschreiben und den Prozess für alle Beteiligten verbindlich regeln. Auf organisatorischer Ebene begleitet die bao GmbH die Einführung und Umsetzung des BEM, von der Erfassung der Fehlzeiten über den Erstkontakt bis hin zur Durchführung von Situationsanalysen und Evaluation der Wirksamkeit.

Darüber hinaus bietet die bao GmbH Trainings an, die Verantwortliche befähigen, psychische Belastungen und Arbeitsfähigkeit wissenschaftlich fundiert zu erfassen. Mit Methoden wie EVALOG oder dem Working Ability Index (WAI) wird die Diagnostik auf eine solide Grundlage gestellt. Auch eine unabhängige Evaluation bestehender BEM-Prozesse gehört zum Portfolio, um Qualität und Akzeptanz nachhaltig zu sichern.

Wenn intern Ressourcen fehlen, übernimmt die bao GmbH das Fallmanagement – vom Erstgespräch bis zur Wiedereingliederung. Besondere Schwerpunkte liegen zudem auf der Berücksichtigung psychischer Beeinträchtigungen, um Unternehmen im Umgang mit Depression, Burnout oder Sucht professionell zu unterstützen.

FAQ: Handlungsempfehlungen für HR und Organisationen

1. Wie sollte das erste BEM-Gespräch gestaltet sein?

   Das erste Gespräch dient ausschließlich der Information über Ablauf, Ziele und Beteiligungsmöglichkeiten. Wichtig ist, dass klar kommuniziert wird, dass es sich nicht bereits um das eigentliche Verfahren handelt. Beschäftigte sollen in Ruhe entscheiden können, ob sie am BEM teilnehmen. Erst nach ihrer Zustimmung beginnt der formale Prozess.

2. Was ist bei der Datenschutzinformation zu beachten?

   Beschäftigte müssen wissen, welche Daten erhoben werden, wie sie gespeichert sind, wer Zugriff erhält und zu welchem Zweck die Nutzung erfolgt. Die Information muss schriftlich und verständlich erfolgen, damit Transparenz und Vertrauen gewährleistet sind.

3. Wie sollte die Dokumentation aussehen?

   Alle Schritte, Einladungen, Protokolle und Entscheidungen sollten klar und widerspruchsfrei dokumentiert werden. So ist jederzeit nachvollziehbar, welche Absprachen getroffen wurden und welche Entscheidungen auf welcher Grundlage erfolgt sind.

4. Wer muss beteiligt werden?

   Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung haben gesetzlich verankerte Mitwirkungsrechte. Beschäftigte entscheiden über ihre Einbindung, das Angebot dazu muss aber eindeutig vorliegen und schriftlich nachgewiesen werden.

5. Kann das Verfahren an externe Dienstleister:innen abgegeben werden?

   Ja, jedoch bleibt die Gesamtverantwortung beim Unternehmen. Externe Partner können Prozesse unterstützen, Fachwissen einbringen und HR entlasten. Entscheidend ist, dass die rechtlichen Vorgaben eingehalten und die internen Verantwortlichkeiten klar geregelt sind.

6. Wie lässt sich die Gesundheitskultur im BEM stärken?

   Transparenz, Respekt und Mitgestaltung schaffen Vertrauen. Eine wertschätzende Atmosphäre führt nachweislich zu höherer Akzeptanz und Effektivität des Verfahrens.

Fazit: Unterstützung durch externe Expertise

Das BEM ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht – es ist ein Instrument, um Beschäftigte gesund und dauerhaft im Arbeitsprozess zu halten. Fehler im Ablauf gefährden nicht nur rechtliche Wirksamkeit, sondern auch das Vertrauen der Betroffenen.

Externe Partner:innen können das Verfahren sinnvoll unterstützen – sofern sie Organisationspsychologie, Datenschutz und Prozessklarheit miteinander verbinden. Bei der bao – Büro für Arbeits- und Organisationspsychologie GmbH begleiten wir Ihr Unternehmen, gestalten BEM-Prozesse rechtssicher und passen sie kulturell tragfähig an. So lassen sich Formfehler und Klagerisiken vermeiden – und die Chancen des Verfahrens werden wirksam genutzt.